Det mesta gick fel då Lojos nya stora centralkök Köökki började laga tusentals portioner mat. Skolbarnen satt i matsalen och väntade förgäves på sin mat samtidigt som cheferna diskade.
- Nu ser vi ljus i tunneln, säger Lojos kosthålls- och städservicechef Jere Jantunen. Saker och ting kan bara bli bättre från det här. Men man kan säga att allt som har kunnat gå fel så har gjort det.
Mycket har alltså gått snett då Lojos största och splitternya produktionskök Köökki skulle börja producera mat till daghem, skolor och äldreboende. I juni tillreddes de första portionerna och i augusti körde verksamheten igång ordentligt då skolorna började.
- Vi har nog kommit igång och fått ut mat, säger Jantunen.
Men inte så mycket mer än det tills vidare. Och att få ut maten har också hängt på skör tråd ibland.
Allt har varit nytt och ovant. Nya processer, nya maskiner och ett nytt system att laga mat genom så kallad kalltillredning.
Dessutom har maskiner inte fungerat, en del tidtabeller har inte alls hållit och viktiga saker har blivit fellevererade. Nu kommer det också en del klagomål på matens smak.
Transportvagnar ställde till det
Det har varit stora problem med att få ut maten i tid till skolorna.
Bland annat var de nya transportvagnarna som beställts fel.
- Vi skulle ha närmare 200 vagnar till vårt förfogande men fick till en början endast 95. De var dessutom felaktiga.
Den affären har nu tagits tillbaka. Nya vagnar är beställda men de har inte kommit än utan levereras i november. Om allt går enligt planerna.
Uteblivna vagnar fick ersättas av svarta styroxlådor. Men de skapade problem då maten skulle packas.
- Köökki är inte byggt för lådorna. Det finns exempelvis inga tvätt- och torkmöjligheter för lådorna, säger Jantunen som nog rivit sig i håret en och annan gång de senaste månaderna.
Ingen service i tid
Dessutom har Köökki haft problem med att få maskinerna att fungera.
- Alla maskiner har två års garanti och vi ska få service inom 24 timmar. Men trots det så tog det exempelvis fem dagar innan vi fick grytorna att fungera.
Långsamhetsrekordet slogs ändå av en vagntvättningsmaskin som fungerade först tre månader efter att den levererades, inte ens leverantören förstod vad som var fel. Också diskmaskiner har det varit problem med.
- Jag har också varit med och diskat. Från förvaltningen har vi varit så mycket med och hjälpa som det bara gått, säger Jere Jantunen.
Skolmaten försenades
Kosthållspersonalen har haft det tufft och har varit tvungna att jobba övertid.
- Det tråkiga i det hela är att skolorna delvis fått sin mat för sent på grund av alla problem.
Barnen har suttit i skolmatsalen och väntat på sin mat, men den har inte kommit i tid, vilket har påverkat skolornas arbete.
- Vi är mycket ledsna för det här och vi gör vårt bästa för att det ska fungera, säger han.
Dietmaten tog tid
Ingen hade heller räkna med hur mycket tid det tog att tillreda 500 specialmat per dag.
- Vi flyttade tillverkningen av alla skolors dieter till Köökki. Men att få det att fungera visade sig ta mycket mer tid än vi räknat med. Vi har varit tvungna att planera också det bättre och anställa mer personal.
Jere Jantunen säger att det nu fungerar bättre, så som mycket annat. Alla har vant sig en del vid nya rutiner och nya arbetssätt. Men att de sett över rutinerna för att få allt att löpa.
Efter en omfattande konkurrensutsättning valdes också nya företag som kör ut mat och också de har varit ovana.
- Vi har gått igenom de nya rutinerna med dem.
Det var tänkt att den kalltillredda maten skulle köras ut tre gånger per vecka men nu körs den fyra gånger för att lösa en del problem.
Kritik mot smaken
Kalltillredning betyder att maten rörs ihop av kalla råvaror eller halvfabrikat och förvaras sedan kallt. Det betyder att kökspersonalen också arbetar i kalla utrymmen med tjocka kläder på. Maten transporteras och värms först sedan upp och serveras.
En del har nu klagat på att maten inte är lika god som förr och matsvinnet har ökat.
- Vi reagerar på det här och försöker plocka bort de maträtter som inte är populära, säger Jantunen och medger att maten nog smakar lite annorlunda än förut.
70 procent av matlagningen är kalltillredning vilket för Köökkis del betyder cirka 6500-7000 portioner per dag då köket har full produktion.
- Men i ett annat av Lojos produktionskök, i Perttilä, har man redan under något år tillrett kallt. Förut har maten ansetts god, nu sägs den inte mer vara lika bra. Med samma recept. Här finns mycket känslor med.
Eftersom man redan testat kalltillredningen på 500 portioner dagligen i Perttilä så har kosthållet redan kunnat utveckla recepten.
All mat laboratorietestas
För tillfället återkommer samma meny efter fyra veckor, tidigare har det gått sex veckor emellan.
- Det beror på att varenda portion just nu testas i laboratorium, säger Jantunen.
Man kollar hållbarheten och alla råvaror testas skilt för sig.
- Här finns alltså ett enormt bakgrundarbete som görs vid sidan av allt annat jobb. Men på det här sättet säkerställer vi att maten är både hälsosam och trygg.
Städare blir matutdelare
Lojo har en mycket stor kosthållsreform på gång där allt organiseras om. Förändringen för personalen är stor och gränsen mellan städ- och kosthållspersonal suddas ut. Av de cirka 120 som tidigare var lokalvårdare så fick 65 personer bredare arbetsuppgifter då de blev servicearbetare.
- De hjälper till någon timme per dag med matutdelningen i skolorna, de är där då det är matrast, säger Jantunen.
Utöver den här utdelningshjälpen finns oftast en anställd per utdelningskök. Det går att jämföra med läget innan reformen då upp till fem personer kunde arbeta tillsammans i ett kök.
Organisationsförändringarna har genomförts under det här året.
Tre stora kök
Nu finns tre huvudpunkter i Lojo där maten tillverkas, så kallade produktionskök.
Köökki är det största produktionsköket. Då allt fungerar ska 8800 portioner per dag tillredas där. För tillfället är antalet 6500-7000. Fyra skolor producerar ännu sin mat själv.
Perttiläs centralkök planerades i tiderna för 2000 portioner men under fyra års tid tillreddes här hela 3700. Under sommaren då skolorna var stängda renoverades det grundligt och i det nyrenoverade köket tillverkas i dagens läge 1740 portioner per dag.
I Lojo seniorservicecenter tillreds måltider till äldrevården. Det ska renoveras genast då Köökki har startat upp ordentligt.
Från produktionsköken levereras sedan mat till 73 olika punkter där det finns någon form av utdelningskök.
- Nästan alla utdelningskök är renoverade, säger Jantunen.
Hela kosthållsreformen kostar Lojo drygt 7 miljoner euro men beräknas i längden spara in en del. Köökkis investeringar ska spara in sig på mellan 6,5 till 8 år.
- Portionspriset sänks med endast några cent, men det blir mycket eftersom antalet portioner är så många. Men vi räknar med att transporterna ska spara en hel del, upp till 300 000 per år.
Personalstyrkan ska också minska lite men det sker genom naturliga avgångar.
Hela kosthållsreformen görs för att spara och göra verksamheten effektivare. Men Jere Jantunen säger att det för Köökkis del blir troligtvis först nästa år som det blir billigare.
- Det här året går nog åt till att få rutinerna och processerna i skick. Nästa år kan vi sedan räkna med besparingar, hoppas han.